Studiu de caz – Organizarea unui eveniment in 6 zile (3 de lucru efectiv)

Acum ceva vreme vorbeam cu Sandra Ghitescu in emisiunea Lume Buna de la Radio Lynx despre cat de usor este sa trecem de la o idee la actiune.

Pentru ca in cazul unor proiecte ce cresc in timp, e mai greu sa detaliem fiecare pas mic (fie ca e vorba de un proiect precum Pui de Compuneri sau Lume Buna), am ales un eveniment – Lume Buna – Ziua portilor deschise – ca si studiu de caz.

Pas 1: Stim ce vrem si Gasim un loc

Cati oameni vreau sa vina la eveniment? – aproximativ 50.

Ce activitati vreau sa se desfasoare? – activitati interactive.

Cine vreau sa le organizeze? – prieteni si parteneri ai Lume Buna.

Cum gasesc un loc potrivit, care sa mai fie si pe gratis? – sun pe cineva care stiu ca organizeaza astfel de evenimente.

Cu aceste informatii in minte, joi, 25 februarie 2010 o sun pe Sandra sa o intreb daca ar putea sa imi recomande vreun loc fain in Bucuresti. Stiam ca ea tocmai ce se ocupase de o editie pilot a Playground-ului Life After Work si ca mai urma inca o editie. Asa ca am zis sa incep cu ea. Vorbind mai putin de 10 minute la telefon, am aflat despre Diverta Acasa. Nu stiam nimic despre acest loc si eram si in Sibiu. Asa ca Sandra mi-a dat numele Elenei din Diverta si adresa ei de email. Totul ramane in stand by pana luni…avand in vedere ca pana atunci am stat in Sibiu.

Luni, 1 martie 2010, merg sa vad locul, undeva pe la ora 17:00. Mi-a placut foarte mult asa ca am intrebat o angajata din magazinul Diverta de pe Magheru daca pot vorbi cu Elena, crezand ca Elena lucreaza acolo. Nu lucra, asa ca am fost condus spre sefa de magazin (si asta s-a inamplat la initiativa angajatei). Andreea (sefa de magazin), dupa ce i-am spus 2 cuvinte despre ce vrem sa facem si ca suntem un ONG, mi-a dat numarul de mobil al Elenei.

Am sunat-o si mi-a spus ca in principiu e ok sa facem, dar sa mai vorbim a doua zi pentru confirmarea finala. In mai putin de 2 ore vorbim din nou la telefon si aveam astfel si confirmarea finala. Da, luni, 1 martie 2010, pe la cel tarziu 20:00 aveam locul pentru eveniment.

Pas 2: Stabilit lista de activitati si pe Cine sa sunam

Asa ca am facut aceasta lista de posibile organizatii care sa fie alaturi de noi in acest eveniment, inspirat fiind si de fiecare camera din Diverta Acasa: Birou, Gastronomie, Playground, Hobby si Living…si posibilele activitati ce s-ar potrivi fiecarei incaperi.

Prima lista arata cam asa: Joaca (fun si interactivitate) – Lume Buna si Leaders Romania, improvizatie (Scoala de Improvizatie), pictat de cani (Serendipity tea) si tricouri (Cristina), activitate culturala (Fundatia Calea Victoriei), cantat la chitara (Anotimpul 5), jonglat (Sandra Ghitescu si A.R.T. Fusion), tobe (Drum Cafe) si nu in ultimul rand relansarea cartea “Eu Cine Sunt?”.

Cu lista asta, pe data de 2 martie 2010 am dat telefoane catre oameni din aceste organizatii si mare mi-a fost bucuria sa vad ca aproape toti au spus da, iar unii poate, iar altii mi-au dat alternative daca ei nu au putut. La sfarsitul zilei, 2 martie 2010 avem lista asta:

Joculete interactive si Provocari amuzante – organizate de voluntari Lume Buna si “Incotro?”

Joculete specifice teatrului de improvizatie – organizate de cursanti ai Scolii de Improvizatie

Acrobatii cu mingii (seamana cu cele cu mere sau portocale pe care le mai incercati acasa) – Sandra Ghitescu de la Life After Work

Jocuri interactive de scriere creativa – Mario Barangea din partea Fundatiei Calea Victoriei

Pictat de cani, ghivece si alte vase – Alexandra Popovici de la Serendipity Tea

Pictat de tricouri – Cristina Radulescu, pictorita

Lectii de chitara – Patricia Dragan si Marius Tudose de la Anotimpul 5

POATE:

Jonglat cu yoyo – organizate de voluntari de Andrei Mandrea (Andrew) de la Yoyo forum

Lectii de tobe africane – Mark de la Ikhaya Drum

Ulterior acest POATE s-a transformat in DA, asa ca lista de mai sus reprezinta si lista de activitati ce s-au desfasurat duminica 7 martie 2010, alaturi de relansarea cartii “Eu Cine Sunt?” la Diverta Acasa.

Pas 3: Avem loc si activitati, hai sa Promovam

Miercuri, 3 martie 2010, dis de dimineata m-am apucat si am scris pe Lume Buna acest anunt: Lume Buna – Ziua Portilor Deschise, dumininca, 7 martie 2010. Dupa care, bineinteles, a urmat diseminarea informatiei pe Facebook (Link sharing si Event), Twitter, Grupuri Yahoo, precum si comunicare prin organizatiile partenere Lume Buna. Cifrele de mai jos reprezinta doar cum s-a raspandit link-ul acestui post pe cele doua retele sociale.

Fiind vorba si despre lansarea unei carti, am facut si un comunicat de presa (Multumesc Anca). Comunicatul a fost scris miercuri seara si vineri dimineata l-am posta pe site-urile de comunicate + trimis catre Iulia de la Editura Tritonic.

Pas 4: Pregatiri pe partea logistica

Ca sa pregatim un cadru placut si deschis, dar si specific Lume Buna, sambata, 6 martie 2010, ne-am strans mai multi voluntari Lume Buna (Miri, Irina, Carmen, Geo, Dan si subsemnatul) pentru a face aceste mici surprize. Impreuna am pregatit manual, fara a avea nevoie de imprimante, lucruri faine precum: badge-uri (ce aveau pe spate intrebarea “3 lucruri despre care iti place sa vorbesti”), lista de provocari, cutiute (pentru donatii, fapte bune, dar si cu provocari), hartii cu directii (catre eveniment) pictate sau colorate cu carioci sau creioane.

Din punct de vedere financiar evenimentul a fost desfasurat aproape fara nici o investitie financiara din partea noastra (Lume Buna) {mai putin cateva sticle de apa plata si pahare de plastic pe care le-am cumparat}.

Pas 5: Evenimentul in sine

Aici nu mai am nici o poveste ci va las doar sa va bucurati de imaginile de la eveniment: Poze si filmulete.

…Later edit…

Pas 6: Follow-up dupa eveniment (unul dintre pasii ce sunt de foarte multe ori ignorati in organizarea de evenimente)

1. Comunicare cu participantii – poze si oportunitatea de a lasa impresii (2 ani de Lume Buna)

2 Comunicare cu facilitatorii de ateliere (un email in care le-am multumit pentru ca au fost alaturi de noi + link-uri catre poze si impresii)

3 Comunicare cu gazda, Elena de la Diverta Acasa (un email in care am multumit pentru ospitalitate + link catre poze si impresii, atat de pe Lume Buna, cat si catre acest post)